Кейсы

Внедрение Корпоративного портала для Комитета по промышленной политике, инновациям и торговле Санкт-Петербурга

Если вы думаете, что Корпоративные порталы на платформе Битрикс24 предназначены только для бизнеса, вы ошибаетесь. В государственных организациях тоже работают люди, которым хочется автоматизировать часть задач и переложить их на программы. На этот раз нашим заказчиком стал Комитет по промышленной политике, инновациям и торговле Санкт-Петербурга (КППИТ).

Сотрудники КППИТ каждый день выполняют множество задач. Они отвечают за развитие промышленных районов города, создают экономические зоны и обеспечивают их бесперебойную работу, много внимания уделяют аграрному сектору экономики, финансируют сельскохозяйственные организации, продвигают товары отечественного производства на мировые рынки и занимаются решением огромного количества других проблем. Справиться с таким объемом работы и разгрузить сотрудников помогло бы внедрение Битрикс24.

Руководство Комитета хотело получить единую и, что главное, безопасную платформу для работы и внутреннего общения между сотрудниками, а также автоматизировать рутинные процессы: учет отсутствий сотрудников на рабочем месте, заказ материалов со склада, бронирование автомобилей и т.д. Основная трудность при реализации проекта состояла в том, что Комитет является закрытым государственным учреждением. В связи с этим привлечение нами сторонних подрядчиков существенно замедлило бы процесс внедрения, так как пришлось согласовывать слишком много различных моментов. Но эта сложность только сделала нашу работу интересней 😏

Решать «боли» заказчика мы начали с упрощения процедуры бронирования служебных машин. Для этого мы настроили отдельный бизнес-процесс. Как только выбраны автомобиль и водитель, в календаре будущего пассажира появляется заметка-напоминание, в которой содержится вся информация о предстоящей поездке. Помимо этого, для ответственного за назначение машин мы создали отдельный календарь, где отображены все запланированные поездки. При помощи этой системы мы сократили время на бронь и учет занятости автомобилей и водителей буквально до двух минут.

Календарь ответственного за назначение служебных автомобилей и водителей

Для создания единой платформы наши специалисты импортировали все данные сотрудников комитета из Active Directory в новый корпоративный портал. Здесь каждый из них получил личный профиль, где можно найти всю рабочую информацию: ФИО, подразделение, должность, номер кабинета и телефона, дата рождения и т.д.

Структура КППИТ и личные профили сотрудников
График отсутствий сотрудников КППИТ

До внедрения системы работники комитета общались в старом и неудобном мессенджере на платформе Jabber. Но после внедрения Корпоративного портала было решено перейти на встроенный мессенджер, имеющий целый ряд преимуществ:

  • предустановлен у всех пользователей портала;
  • позволяет одним кликом создавать задачи прямо из диалога;
  • с его помощью можно совершать видео- и аудиозвонки, а также обмениваться файлами, не передавая при этом данные на сторонние сервисы.

Результатом нашей работы стало полноценное обновление рабочих процессов КППИТ и автоматизация нескольких рутинных задач. Сотрудники обсуждают текущие проекты по внутреннему и защищенному каналу связи, используют календарь событий, устанавливая в нем напоминания, бронируют переговорные и автомобили в режиме онлайн, загружают всю важную информацию на Личный диск. В разделе Живая лента сотрудники могут прочесть актуальные новости Комитета, узнать о прошедших и предстоящих событиях или просто обсудить что-либо с коллегами в комментариях.

Вы тоже работаете в государственном учреждении и хотите удобных нововведений? Тогда Корпоративный портал – это то, что вам нужно! Обратитесь к нам за бесплатной консультацией, озвучьте свои проблемы, а мы расскажем, как их решить✨

Standard