Кейсы

«Мам, пап, купите клюшку!»

История автоматизации хоккейного клуба

Футбол – это хорошо, мы и сами заядлые болельщики, но есть еще один вид спорта, завоевавший всенародную любовь – хоккей. Билеты на матчи с участием профессиональных клубов и команд разлетаются очень быстро, да и финальная встреча Россия – Германия на арене олимпийского Пхёнчхана еще не забылась. Так что неудивительно, что многие мальчишки (и девчонки тоже) заявляют: «Хочу как Овечкин!». И родители покупают шлем и клюшку, записывают на тренировки, ведь стремления и желания ребенка нужно поддерживать.

Казалось бы, что тут оптимизировать? Есть стадион, есть каток, есть тренер – посещай занятия и все. Но это только на первый взгляд, так что давайте копнем поглубже. Старый и проверенный способ отмечать посещаемость в журнале имеет такие же старые и проверенные недостатки: случайно пролить на страницы кофе, забыть поставить галочку напротив фамилии, оставить журнал на катке, а потом обнаружить, что уборщица напутала и выкинула его – продолжать можно долго. А если группа небольшая, то для тренера вообще каждое занятие как гадание на ромашке: придут ученики или же у всех дружно потекли носы, промокли ноги и на градуснике 37,5.

К тому же, важная часть работы с детьми – общение с родителями: оповещение о соревнованиях, открытых уроках и медосмотрах, обсуждение результатов тренировок и др. Хранить контакты всех мам, пап, дедушек и бабушек в телефонной книжке – не самый удобный способ, особенно если детей и групп много. Можно внести их в журнал, но мы уже говорили, что с ним может произойти.

Для решения этих проблем, а заодно и множество других, мы создали специальную панель администраторов для внедрения в хоккейные школы и клубы, а еще запустили чат-бота в Telegram.

Что они умеют?

Панель администраторов – это оптимизированная и более удобная версия журнала для тренеров, содержащая еще и всю информацию о хоккейном клубе.

Для каждой команды создается отдельная страница, в которой находятся личные карточки игроков. В них вносятся все данные ребенка – возраст, рост, вес, дата прохождения медосмотра, номер телефона и контакты родителей, а также профессиональные навыки: хват и амплуа.

Список команд в панели администраторов
Личная карточка ученика

Помимо этого, ведется электронный контроль посещаемости и система оценок по критериям. Мы оставили возможность вносить изменения в список критериев администраторам клубов – добавлять новые и убирать ненужные. Таким образом, помимо общей оценки за занятие студент может получить отдельные баллы за игру в защите, обороне ворот или нападении. В зависимости от результатов определяется будущая роль ребенка в команде. Каждой школе клуба доступен свой календарь событий, где отмечаются все плановые мероприятия: соревнования, открытые занятия, товарищеские матчи и т.д.

Календарь событий

Внедрение такой системы практически целиком автоматизирует работу хоккейного клуба, тем более, что сбор основных данных об учениках мы тоже оптимизировали при помощи интегрированного с админпанелью чат-бота в Telegram. Его основное предназначение – связь между тренером, ребенком и родителями. При первом использовании бот предлагает зарегистрироваться: ввести ФИО, дату рождения, контактный номер, адрес электронной почты и выбрать свою команду. Вся информация вместе с id пользователя попадает в систему и личную карточку ученика. После этого ребенок начинает получать автоматически сгенерированные оповещения о тренировке с вопросом, придет он на нее или нет. Выбранный вариант ответа отправляется в систему, и тренер видит, с каким составом ему предстоит проводить занятие.

Регистрация ученика в системе при помощи бота
Сообщение с напоминанием о тренировке

После прохождения регистрации пользователю открывается кнопка «события» и становится доступна информация о ближайших мероприятиях. Здесь можно посмотреть расписание тренировок, получить напоминание о медосмотре, узнать даты соревнований, зачетов, сроки и местоположение сборов и т.д.

А что в итоге?

При помощи чат-бота карточки учеников автоматически заполняются в системе, тренерам больше не нужно тратить время на сбор личных данных и вносить ее вручную. Так как система обрабатывает ответы учеников о посещении ближайшей тренировки и вносит их в базу, преподаватели могут лучше подготовиться к занятию, учитывая ожидаемое количество детей. Пользователи бота получают удобную возможность планировать график своих тренировок, так как в любой момент подробное расписание можно увидеть, нажав всего одну кнопку. Для администраторов клуба одной из самых полезных функций системы станет доступ к информации о купленных и продленных абонементах. Увидеть ее можно в карточке ученика или в отдельной графе «списки абонементов».

В настоящий момент система и чат-бот запущены и используются небольшим хоккейным клубом. Но знаете, что самое интересное? Для нас не имеет значения, каким видам спорта обучают в вашей школе, мы можем создать панель администраторов и чат-бота для дзюдоистов, конькобежцев, гимнастов, пловцов – кого угодно! Главное – это ваше желание автоматизировать свою работу, а остальное уже за нами 🙂

Standard